Base Regulamentar

O módulo Base Regulamentar permite organizar, divulgar e compartilhar com toda a empresa e seus colaboradores políticas de compliance vigentes, políticas e normas internas de sua empresa.

Na plataforma Regdrive, a base regulamentar é um módulo essencial que abrange todas as leis, regulamentos, diretrizes e políticas relevantes que devem ser seguidas por uma organização. Ela serve como referência centralizada para os requisitos legais e normativos que se aplicam ao negócio.

A base regulamentar é composta por diferentes tipos de documentos, incluindo leis federais, estaduais e municipais, regulamentos governamentais, normas setoriais, diretrizes de autoridades reguladoras e políticas internas da organização. Esses documentos são agrupados e organizados por órgãos reguladores na plataforma Regdrive, facilitando o acesso e a busca por informações específicas.

Abandone as planilhas e sistemas generalistas de gestão de documentos que não são apropriados para gerir a base de informações legais da sua empresa. Organize e divulgue todos os seus documentos de modo a criar uma base de conhecimento regulamentar única e segura, que assessore a administração e oriente os princípios de toda a instituição.

Base de Documentos

A base de documentos é a coleção de todos os documentos relevantes para o compliance da organização. Além dos documentos regulamentares, ela pode incluir manuais de procedimentos, políticas internas, códigos de conduta, contratos, relatórios de conformidade, entre outros. Essa base de documentos é atualizada e gerenciada na plataforma Regdrive, permitindo o controle de versões, o monitoramento de alterações e a distribuição eficiente desses documentos para os colaboradores.

Os documentos são disponibilizados em uma base unificada, centralizada e acessível. Normativos internos e externos são organizados em pastas individuais por órgãos reguladores e cada documento tem atributos definidos pelo usuário, através de uma interface intuitiva que permite a autoconfiguração.

Os documentos são localizados com base no conteúdo do próprio documento, ou através da classificação dos campos pré-definidos para o seu negócio. Documentos podem ser relacionados com o calendário regulamentar, tudo na mesma plataforma.

Crie lembretes vinculados a campos de datas do documento para serem disparados anteriormente ou posteriormente a uma data específica do documento. Alertas podem ser configurados para todos os usuários ou para um usuário específico.

A base de documentos deve ser atualizada regularmente para refletir as mudanças nas leis e regulamentos aplicáveis ao setor e ao país em que a organização opera. Ela serve como um ponto central para os profissionais de compliance acessarem e entenderem os requisitos legais que afetam a organização. Ela permite que as empresas tenham uma visão clara das obrigações regulatórias e sejam capazes de acompanhar e implementar as mudanças necessárias para se manterem em conformidade.

Essa base de documentos ou base de conhecimento é a coleção de todos os documentos relevantes para o cumprimento das obrigações regulamentares. Além dos documentos regulamentares, ela pode incluir políticas internas, manuais de procedimentos, códigos de conduta, contratos, relatórios de conformidade, entre outros. Esses documentos são organizados de forma estruturada na plataforma Regdrive, permitindo que os usuários acessem facilmente as informações necessárias para entender e cumprir os requisitos.

A base de documentos possui recursos de busca e filtragem para facilitar a localização de documentos específicos por tópicos relevantes, conteúdo, campos pré-definidos ou tags.

Revisão e Orientação

Mantenha um processo formal que permita a divulgação dos documentos e direcionamentos aos responsáveis das áreas de negócio, garantindo a possibilidade de revisão das informações e controle de pontos de não conformidade.

Através de fluxos de aprovação é possível a colaboração, revisão e acompanhamento dos documentos da base regulamentar. Definindo responsáveis, prazos e status de respostas para cada etapa do processo. Outros fluxos de trabalho podem ser criados para melhorar a gestão dos documentos, como fluxo de revisão de documentos, aceite de políticas, entre outros.

Calendário Regulamentar

O calendário regulamentar é uma funcionalidade disponível na plataforma Regdrive que permite acompanhar prazos, datas de vencimento e eventos importantes relacionados às obrigações regulamentares. Essa funcionalidade é extremamente útil para garantir que a organização esteja ciente de prazos de relatórios, renovações de licenças, avaliações de conformidade, auditorias e outras atividades regulatórias.

O calendário regulamentar pode ser personalizado e adaptado às necessidades específicas da organização. Os usuários podem inserir eventos importantes, atribuir responsáveis, definir lembretes e receber notificações para garantir que todas as atividades sejam concluídas dentro do prazo, ajudando a manter um controle rigoroso sobre as obrigações de conformidade.

Controle e visualize prazos, identifique datas importantes, vigências de normativos e entregas de planos de ações que visam o atendimento de pontos de não conformidades pendentes.

Crie diferentes agendas normativas ou corporativas para controle de prazos de atividades recorrentes ou pontuais, relacionadas com a conformidade regulamentar. Defina campos próprios para seus eventos de calendário e relacione a documentos da base normativa.

Essa funcionalidade ajuda as organizações a manterem-se atualizadas e em conformidade com seus compromissos regulatórios. Ela também fornece uma visão geral das atividades e obrigações futuras, permitindo um planejamento eficiente e evitando a perda de prazos críticos.

Dê visibilidade para os usuários específicos de cada calendário criado, ou libere a visualização dos calendários para todos os usuários da plataforma.

A base regulamentar ou base de documentos e o calendário regulamentar são componentes integrados na plataforma Regdrive, eles trabalham juntos para fornecer uma estrutura organizada e eficiente para o gerenciamento de requisitos legais e normativos, facilitando a conformidade, a redução de riscos e a garantia de uma cultura de ética e responsabilidade dentro da organização. Esses recursos são fundamentais para ajudar as organizações a monitorar, cumprir e adaptar-se às mudanças regulatórias, reduzindo riscos e garantindo uma cultura de conformidade.

Análise e Controle

Crie vários tipos de relatórios com gráficos através de buscas em campos e informações relevantes para o seu processo.

Defina um dashboard operacional com os principais indicadores para controle de pontos pendentes e riscos de não conformidade, e disponibilize os relatórios consolidados para os envolvidos e para a alta administração da instituição.

Acompanhe os pontos pendentes de análise, revisão de gestores e planos de ações decorrentes de não conformidades.

A plataforma Regdrive oferece recursos para gerenciar, revisar e aprovar documentos, garantindo que eles estejam atualizados e que todas as versões anteriores sejam rastreadas. Isso ajuda a manter a consistência e a integridade dos documentos, além de facilitar a distribuição para os funcionários relevantes.

Ao selecionar um documento armazenado na plataforma, é possível visualizá-lo página a página na tela e ao mesmo tempo ver as suas informações de classificação do documento, como: nome, data, ementa, número, tipo, emissor, normas relacionadas, anexos e outros campos definidos previamente pela organização. Também é possível referenciar um documento dentro de outro documento.

O módulo Base Regulamentar do Regdrive é indicado para empresas de qualquer porte, que necessite organizar e disponibilizar aos seus colaboradores uma base de documentos centralizada e atualizada.