Riscos e Controles

O módulo Riscos e Controles do Regdrive, também conhecido como Controles Internos, atende aos processos, políticas e procedimentos estabelecidos por uma organização para garantir a eficácia e a eficiência das operações, a confiabilidade das informações financeiras e a conformidade com leis, regulamentos e diretrizes internas.

O Regdrive oferece uma solução completa para a gestão de controles internos, que visa mitigar potenciais perdas associadas às atividades da organização e decorrentes da exposição da empresa aos riscos inerentes ao seu negócio, garantindo que os objetivos sejam alcançados de maneira adequada.

Os Controles Internos desempenham um papel crucial na gestão de riscos, ajudando a identificar, avaliar e monitorar os riscos que a organização enfrenta. Os riscos podem estar relacionados a fraudes, erros, perdas financeiras, danos à reputação e não conformidade com leis e regulamentos. Ao implementar controles internos eficazes, a organização busca reduzir a probabilidade de ocorrência desses riscos e minimizar seus impactos caso ocorram.

Para entender melhor como funciona os Controles Internos, é importante considerar os seguintes conceitos:

• Riscos: São eventos ou condições que podem afetar adversamente os objetivos da organização. Os riscos podem ser internos (relacionados a processos, pessoas, tecnologia etc.) ou externos (relacionados a fatores econômicos, políticos, sociais etc.).
• Controles: São medidas estabelecidas pela organização para mitigar os riscos identificados. Os controles podem ser preventivos (evitam a ocorrência de riscos), detectivos (identificam riscos que ocorreram) ou corretivos (corrigem os riscos e reduzem seus impactos).
• Impacto: Refere-se ao efeito que a ocorrência de um risco pode ter sobre os objetivos da organização, como perdas financeiras, danos à reputação, impactos operacionais, entre outros.
• Probabilidade: É a estimativa de ocorrência de um risco. Pode ser avaliada com base em históricos, análises de tendências, informações de mercado, entre outros dados relevantes.
• Risco inerente: É o nível de risco antes de se implementar qualquer controle interno. Reflete a natureza intrínseca das atividades da organização e as circunstâncias em que ela opera.
• Risco residual: É o nível de risco remanescente após a implementação dos controles internos. Reflete a eficácia dos controles na redução do risco.

O Regdrive oferece um sistema fortemente baseado nas propostas e padronização internacional, o COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), disponibilizando uma estrutura integrada para uma eficiente gestão dos controles internos das instituições. O COSO é uma referência amplamente adotada para o gerenciamento de riscos e controles internos.

O COSO Internal Control Integrated Framework (Framework Integrado de Controle Interno COSO) é uma estrutura conceitual amplamente reconhecida e utilizada para o projeto, implementação e avaliação de controles internos em organizações. Esse framework estabelece cinco componentes essenciais de um sistema de controle interno: ambiente de controle, avaliação de riscos, atividades de controle, informação e comunicação, e monitoramento:

1. Ambiente de controle: O ambiente de controle refere-se ao tom de liderança e à cultura de controle interno estabelecidos pela alta direção da organização. Esse componente abrange a ética, os valores, a integridade e o comprometimento demonstrados pela liderança. Um ambiente de controle sólido é fundamental para promover uma cultura de conformidade, responsabilidade e transparência em toda a organização.
2. Avaliação de riscos: Realizar uma avaliação abrangente dos riscos enfrentados pela organização é o primeiro passo fundamental. Isso envolve identificar e compreender os riscos associados às operações, processos, sistemas e atividades da empresa. Esse componente visa compreender os riscos que podem afetar os objetivos da organização e priorizá-los de acordo com sua importância. A avaliação de riscos permite direcionar a implementação dos controles internos de maneira adequada e proporcional aos riscos identificados.
3. Atividades de controle: As atividades de controle referem-se às políticas, procedimentos e práticas estabelecidas pela organização para mitigar os riscos identificados. Esse componente abrange uma ampla variedade de controles, como controles preventivos, detectivos e corretivos, que são projetados para garantir a execução adequada e segura das operações. Os controles devem ser bem documentados, claros, eficazes e aderentes aos requisitos legais e regulatórios aplicáveis, adequadas e proporcionais aos riscos e às características específicas da organização.
4. Informação e comunicação: O componente de informação e comunicação abrange os processos e os sistemas utilizados pela organização para coletar, registrar, processar e comunicar informações relevantes para o funcionamento do sistema de controle interno. É essencial promover uma comunicação clara e efetiva sobre a importância dos controles internos em toda a organização. Isso inclui a disseminação de informações internas e externas pertinentes, bem como a comunicação de políticas, procedimentos e responsabilidades relacionadas aos controles internos. É fundamental fornecer treinamentos regulares para que os funcionários entendam suas responsabilidades em relação aos controles internos e saibam como implementá-los corretamente.
5. Monitoramento e aprimoramento contínuo: A área de Controles Internos deve estabelecer um processo de supervisão, acompanhamento e monitoramento contínuo dos controles implementados. Esse componente envolve a avaliação da eficácia dos controles, a identificação de deficiências e a implementação de melhorias. O monitoramento pode ser realizado por meio de auditorias internas, revisões de conformidade e testes periódicos. Essas atividades permitem que a organização obtenha garantia de que os controles internos estão funcionando conforme o esperado.

Esses cinco componentes trabalham em conjunto para estabelecer um sistema de controle interno sólido e eficaz. Eles fornecem uma estrutura abrangente para a identificação, a avaliação, a implementação e a monitoramento dos controles internos em uma organização, visando mitigar riscos, proteger ativos e promover a conformidade com requisitos legais e regulatórios.

A implementação eficaz de controles internos com o módulo Riscos e Controles do Regdrive traz diversos benefícios para a organização. Isso inclui a redução de perdas operacionais, a melhoria da qualidade das informações financeiras, a prevenção de fraudes e erros, o cumprimento de requisitos legais e regulatórios, a proteção da reputação da empresa e a garantia de eficiência e eficácia nas operações.

O sistema permite gerenciar, identificar e registrar os diversos tipos de riscos: mercado, crédito, liquidez, operacional, legal, imagem, tecnológico etc. Avaliando a probabilidade de o risco ocorrer e o impacto nas operações, sob aspectos quantitativos, caso o problema ocorra. Além disso, é possível cadastrar diferentes tipos de impacto de modo a permitir uma avaliação de risco que considere os cenários sob diferentes visões. Ficando ciente do grau de exposição da empresa aos riscos envolvidos. Com a plataforma ainda é possível registrar os controles realizados de modo efetivo para reduzir ou gerenciar melhor os riscos identificados. Classificar os controles como detectivos, preventivos, automáticos ou manuais, organizados conforme definição pelos componentes e princípios do COSO.

A probabilidade também pode ser associada a diversos cenários que podem ser definidos e avaliados individualmente. O sistema calcula automaticamente o risco inerente quando o impacto e probabilidade forem definidos. É possível cadastrar controles a serem considerados em toda avaliação de risco e controles específicos para um único risco avaliado. O sistema calcula o grau de controle através das avaliações realizadas. O risco residual é calculado automaticamente quando o risco inerente e a avaliação de controle forem definidos. Também é possível definir diretamente sem considerar o detalhamento na definição do risco.

Através de testes e monitoramento, é possível certificar sobre a adequação e efetividade dos controles internos, através de avaliações e testes periódicos ou pontuais ao longo do tempo. Monitorando os resultados para definir ações corretivas ou novos controles necessários para redução dos riscos.

Os relatórios disponíveis na plataforma permitem que a organização tenha uma visão geral sobre os riscos, controles e testes para produzir melhores indicadores estratégicos e para aumentar a eficiência operacional através da redução da exposição da empresa. Permitindo tomar decisões estratégicas embasadas em informações conclusivas.

No entanto, é importante ressaltar que os controles internos devem ser periodicamente revisados, testados e aprimorados para se adequarem às mudanças nos ambientes interno e externo da organização. Além disso, é fundamental que haja um comprometimento da alta direção e uma cultura de controle interno disseminada em todos os níveis da organização para que os controles sejam efetivamente implementados e seguidos.

Para a implantação de uma área de Controles Internos efetiva, além de uma plataforma sistêmica específica e robusta, é importante considerar alguns pontos fundamentais:

• Comprometimento da alta administração: A liderança da empresa deve mostrar que leva a sério os controles internos, apresentando um comprometimento claro, visível e sua importância para todos os funcionários, estabelecendo uma cultura de controle forte e promovendo a importância dos controles em todos os níveis da organização.
• Avaliação de riscos abrangente: Realizar uma avaliação detalhada e completa dos riscos que a organização enfrenta é essencial para identificar áreas chave que requerem controles internos robustos. Isso envolve identificar os riscos operacionais, financeiros, de conformidade e estratégicos que podem afetar a consecução dos objetivos da organização.
• Estrutura de controle bem definida: Estabelecer uma estrutura clara e bem definida de controle interno, baseada no framework do COSO ou em outros padrões reconhecidos, que englobe os componentes essenciais; ambiente de controle, avaliação de riscos, atividades de controle, informação e comunicação, e monitoramento. Isso ajudará a organizar e implementar os controles de maneira consistente.
• Políticas e procedimentos adequados: Desenvolver políticas e procedimentos por escrito que descrevam como os controles são relevantes para a organização e devem ser aplicados. Esses documentos devem abordar áreas críticas, como autorização, segregação de funções, reconciliação de registros, controle de acesso a informações sensíveis, entre outros.
• Comunicação e treinamento: É fundamental aplicar uma comunicação clara sobre os controles internos, incluindo as políticas e procedimentos estabelecidos, certificar que todos os funcionários entenderam a importância e saibam como aplicá-los corretamente. Além disso, é importante oferecer treinamento adequado aos funcionários para que entendam suas responsabilidades em relação aos controles internos e saibam como implementá-los corretamente.
• Monitoramento contínuo: Estabelecer um processo de monitoramento contínuo dos controles internos para garantir sua eficácia ao longo do tempo. Isso pode ser feito por meio de avaliações internas periódicas, revisões de auditoria interna ou externa, e feedback constante para aprimorar os controles existentes.
• Melhoria contínua: Promover uma cultura de aprendizado e melhoria contínua dos controles internos, incentivando a identificação de deficiências, o aprendizado com erros e a implementação de ações corretivas para fortalecer os controles existentes.

Esses pontos são fundamentais para a implantação de uma área de Controles Internos efetiva. No entanto, cada organização pode adaptar e complementar esses pontos de acordo com suas necessidades específicas e seu contexto operacional. O objetivo é estabelecer um sistema robusto de controles internos que contribua para a gestão eficiente de riscos, a proteção dos ativos e a conformidade com as regulamentações aplicáveis.